Om Firmakort
- Firmakort er en funktion der kan tilkøbes ved Mileage Book af kontoejeren.
- Før medarbejder kan matche en firmakort-transaktion sammen med en udgift, er det vigtigt at kontoens indstillinger for udlægshåndtering er sat op. Administrator kan følge denne vejledning for at sætte generelle indstillinger for udgiftshåndtering korrekt op.
- Firmakort transaktioner bliver dagligt synkroniseret ind i Mileage Book uanset kort type.
Sådan fungerer det
Når medarbejder har en udgift i forbindelse med arbejde, uanset om det er et privat udlæg eller fra et firmakort, så skal det oprettes som en udgift i Mileage Book og herefter matches til den transaktion der kommer ind fra det pågældende firmakort. obs på Eurocard opretter vi udgiften automatisk og det eneste brugeren skal gøre er at tage et billede af kvitteringen.
Man kan enten oprette udgiften med det samme man har den og matche senere. Eller man kan vælge at vente på transaktionen den kommer ind og så her udfylde alle de restende detaljer omkring udgiften via sin transaktion. Det kræver selvfølglig at man stadigt har sin kvittering til rådighed.
Alle udgifter som bliver oprettet, havner i brugerens Mileage Book bog, som henholdvist et udlæg eller som firmakort transaktion.
Bogen fyldes således med udgifter af de to slags, sammen med den kørsel man har (hvis såfremt man benytter dette også), og når man har registreret for en periode (typisk en måned), så indsender man perioden til godkendelse i et samlet regnskab.
For at opsummere flow for en firmakort bruger - 3 trin ialt. Register en udgift, match transaktion, send til godkendelse.
Trinvis opsætning af firmakort (Mastercard, Eurocard mv.)
- Administrator skal have tilkøbt denne udvidelse til kontoen.
- Mastercard: Administrator's IT afdeling skal bygge forbindelsen til Mileage Book. Support kan være behjælpelig med dokumentation.
- Eurocard: Administrator skal udfylde denne formular og indende den.
- Mileage Book support skal aktivere det på kontoen.
- Administrator skal navigere til systemopsætning > Medarbejdere > Finde den medarbejder det omhandler og redigere personen.
- Udlæg: Der skal nu udfyldes oplysninger om bank konti på medarbejderens detaljer.
-
Firmakort: Længere nede i medarbejder kolonnen, skal der sættes flueben på rettigheden
"bruger firmakort". Der skal ikke udfyldes kort oplysninger ved firmakort da det vil komme igennem den synkronisering der er bygget. Her er det medarbejdernummeret der bestemmer hvem der har hvilket kort.
- Medarbejderen kan nu vælge i app og på web hvordan kvitteringer skal matches som enten firmakort eller udlæg.