Tilgængelig for abonnement: Professional og Enterprise
Brugerrolle: Administrator
Brugerrolle: Administrator
MS Outlook integration og Outlook kommunikationsopsætning
Denne artikel beskriver de to forskellige Outlook-løsninger, der understøttes i Mileage Book. Løsningerne har forskellige formål, fungerer uafhængigt af hinanden og dækker hver deres arbejdsgang. Det er vigtigt at kende forskellen, da opsætning og anvendelse varierer.
- Outlook integration ( ved brug af Mileage Book booking )
- Outlook Kommunikation ( Ved brug af booking i outlook som mødelokaler )
Nedenfor gennemgås begge løsninger detaljeret.
1. Outlook integration
Outlook integration anvendes, når bookinger oprettes, opdateres eller slettes direkte i Mileage Book.
Når en booking foretages i Mileage Book, sendes der automatisk en e-mail til den relevante Outlook-bruger. E-mailen indeholder bookingens detaljer og fungerer som bekræftelse og dokumentation.
Følgende handlinger udløser en e-mail:
- Oprettelse af en booking
- Opdatering af en eksisterende booking
- Sletning af en booking
E-mailen modtages i Outlook, men opretter ikke automatisk en kalenderaftale. Man skal blot klikke på at acceptere den invitation man modtager og så kommer det ind i sin kalender.
Outlook integration er velegnet til organisationer, hvor Mileage Book er det primære bookingsystem, og hvor der er behov for tydelig dokumentation via e-mail.
Typiske anvendelser:
- Overblik over bookinger i Outlook-indbakken
- Dokumentation for ændringer i bookinger
- Manuel oprettelse af kalenderaftaler baseret på e-mailindhold
2. Outlook kommunikationsopsætning
Outlook kommunikationsopsætning anvendes, når bookinger foretages direkte i Outlook og automatisk overføres til Mileage Book.
Ved Outlook kommunikationsopsætning oprettes biler som ressourcer i Outlook på samme måde som mødelokaler. Brugeren foretager bookingen direkte i Outlook-kalenderen.
Når bookingen gemmes i Outlook, overføres bookingoplysningerne automatisk til Mileage Book.
For brugeren svarer processen til at reservere et mødelokale:
- Oprettelse af en ny kalenderaftale i Outlook
- Valg af bil som ressource
- Gemning af reservationen
Herefter modtager Mileage Book bookingdata uden yderligere handling.
Outlook kommunikationsopsætning er ideel for organisationer, hvor Outlook anvendes som det primære planlægningsværktøj.
Fordele ved løsningen:
- Kendt arbejdsgang for brugerne
- Ingen behov for adgang til Mileage Book ved booking
- Central registrering af bookinger i Mileage Book
Opsætning
1. Kontakt Mileage Book og oplys at du ønsker at tilkøbe en integration til Outlook.
2. Microsoft admin modtager dokumentation for at forbinde Mileage Book til Outlook.
3. Efterfølgende ligger Mileage Book Outlook til som integration på kontoen.
4. Juster outlook email på hvert køretøj i Mileage Book. (kun ved brug af outlook booking og ikke Mileage Book booking)