Som administrator skal du opsætte de forskellige indstillinger som omhandler udlægshåndtering. Du kan med fordel følge denne vejledning, så du sikre at det bliver gjort korrekt. Det omhandler hvilke indstillinger du ønsker omkring kvitteringer, momskoder, og udgiftstyper.
Step 1: Opsæt Kvitteringsparametre
Under Systemopsætning > kvitteringsparametre kan du beslutte om de udlæg/kvitteringer som sendes til godkendelse, skal inkluderes i lønfilen som Mileage Book i sidste ende genererer. Hvis du ønsker at de godkendte udlæg/kvitteringer skal medtages i lønfilen, skal du sætte et flueben udfor Inkluder udlægsrapporter i løn.
Step 2: Opret Momskode
Under Systemopsætning > Momskoder har du mulighed for at indtaste hvor meget der kan fratrækkes ved en given udgiftstype. Du opretter en ny momskode ved at trykke Tilføj. Herefter skal du udfylde informationerne i sidevinduet og afslutte med Gem.
Step 3: Finanskonti
Før end at der kan defineres udgiftstyper skal der være opsat nogle finanskonti. Det sker automatisk hvis der er opsat en integration til en lønsystem. Er du i tvivl om din integration er opsat korrekt eller om der findes nogle finanskonti på kontoen, kan du altid se på systemopsætning > finanskonti om der allerede er nogle konti oprettet.
Har du ikke en integration til et lønsystem og gerne vil håndtere udgifter manuelt, skal du navigere til systemopsætning > finanskonti og tilføje dine konti. Du kan kun tilføje manuelt hvis der ikke er opsat en integration.
Step 4: Opret Udgiftstyper
Udgiftstyper fungerer som et formål for de uploadede udlæg/kvitteringer.
Hvis en medarbejder eksempelvis uploader en kvittering fra en restaurant, så er det vigtigt at fx restaurantbesøg er oprettet som en udgiftstype.
|
Du opretter udgiftstyper på følgende måde:
Du har desuden mulighed for at skrive nøgleord ind som systemet kan læse når en kvittering bliver scannet og ud fra de nøgleord, registrere den rette udgiftstype. Se eksempel til højre.
|