Tilgængelig for abonnement: Alle abonnementer
Brugerrolle: Administrator
Når en medarbejder fratræder, anbefales det altid at anvende en deaktiveringsdato. Deaktiveringsdatoen fungerer som medarbejderens sidste dag med tidsregistrering og sikrer, at der ikke genereres nye ugesedler efter fratrædelsen.
Vigtigt før deaktivering
For at sikre korrekt håndtering af medarbejderens sidste tidsregistrering må I ikke:
- Fjerne medarbejderens licens til tidsregistrering.
- Fjerne fluebenet ved rettigheden til tidsregistrering.
Den anbefalede metode er altid at angive en deaktiveringsdato på medarbejderen.
Sådan fungerer deaktivering
Når en medarbejder sættes som inaktiv:
- Genereringen af nye ugesedler stopper.
- Deaktiveringsdatoen betragtes som medarbejderens sidste dag med tidsregistrering.
- Ved næste skemafordeling fjernes ulåste registreringer efter deaktiveringsdatoen (kladder og afviste).
- Låste registreringer bevares (afventer godkendelse, godkendte og færdigbehandlede).
- Fremtidige ubehandlede tidsregistreringer efter deaktiveringsdatoen slettes automatisk ved Mileage Books natlige opdatering.
Eksempel: Sidste arbejdsdag er en fredag
- Angiv fredagen som deaktiveringsdato.
- Medarbejderens sidste ugeseddel indeholder registreringer til og med fredag.
- Der genereres ikke nye ugesedler efter denne dato.
- Eventuelle ubehandlede registreringer efter fredagen slettes automatisk ved næste natlige opdatering.
Eksempel: Sidste arbejdsdag er en tirsdag
- Angiv tirsdagen som deaktiveringsdato.
- Medarbejderens sidste ugeseddel indeholder registreringer for mandag og tirsdag.
- Registreringer efter tirsdag fjernes ved næste skemafordeling, hvis de ikke er låste.
- Eventuelle ubehandlede registreringer efter tirsdag slettes automatisk ved næste natlige opdatering.
Håndtering af timer med status "Afventer godkendelse"
Timer, der er sendt til godkendelse og har status "Afventer godkendelse", betragtes som låste registreringer.
Låste registreringer slettes ikke ved Mileage Books natlige opdatering, selvom medarbejderen er blevet deaktiveret.
Hvis timerne ikke skal godkendes eller behandles efter deaktiveringen, skal godkenderen afvise dem:
- Godkenderen afviser de afventende timer.
- Timerne ændrer status fra låste til ulåste.
- Ved næste natlige opdatering slettes de ulåste timer automatisk, hvis de ligger efter medarbejderens deaktiveringsdato.
Det anbefales derfor altid at kontrollere, om medarbejderen har timer med status "Afventer godkendelse", inden deaktiveringen gennemføres.
Hvis den sidste ugeseddel ikke er indsendt
En inaktiv medarbejder vises ikke længere i medarbejdervalget på den almindelige tidsregistreringsside. Derfor kan ugesedlen ikke indsendes eller eftersendes herfra, mens medarbejderen er inaktiv.
Hvis den sidste ugeseddel mangler at blive indsendt:
- Gå til Systemopsætning > Medarbejdere.
- Find den deaktiverede medarbejder.
- Klik på de tre prikker yderst til højre på medarbejderlinjen.
- Aktivér godkendelsesflow på timer.
Når godkendelsesflowet aktiveres, sendes timer, der endnu ikke er indsendt, automatisk til godkendelse og kan behandles, selvom medarbejderen er deaktiveret.
Særlige forhold ved genaktivering og deaktivering
Vær opmærksom på følgende:
- Deaktiveringsknappen sætter automatisk deaktiveringsdatoen til dags dato.
- Genaktivering nulstiller den eksisterende deaktiveringsdato.
- Kontrollér derfor altid deaktiveringsdatoen ved den afsluttende deaktivering.
- En forkert deaktiveringsdato kan medføre utilsigtet generering af ugesedler eller forkert håndtering af tidsregistreringer.