Indhold i artikel
Sådan fungerer godkendelse
- En medarbejder registerer ture og kvitteringer i Mileage Book.
- Medarbejderen sender registerede ture og kvitteringer til godkendelse. Ture og kvitteringer samles i hvert sit regnskab.
- Godkenderen modtager regnskaberne og kan godkende eller afvise dem. Det gøres under Regnskaber > Godkendelse
- Når godkendte regnskaber er overført til løn, så er regnskaberne færdiggjorte.
Generelt om godkendelse
Naviger til Regnskaber > Godkendelse for at godkende
Under menupunktet "Godkendelse" kan man som godkender se alle relevante informationer om medarbejderens indsendte kørselsregnskab og vælge at godkende eller afvise regnskaber.
Trykkes der på + tegnet, vil man kunne se hvilke specifikke køreture det drejer sig om.
Godkenderen kan vælge at afvise eller godkende en 1 enkelt tur i et indsendt regnskab, men skal i så fald godkende resten af regnskabet før at godkenderen kan fortsætte med det næste regnskab.
For at afvise en tur er det påkrævet at skrive en kommentar med en begrundelse. Denne begrundelse bliver sendt til medarbejderen i en mail.
Hvis du som godkender oplever en gul advarselstrekant, så giver det en indikation om at der er indsendte køreture hvor distancen er blevet ændret i forhold til det der originalt blev gemt.
Godkendelsesoversigt (arkiv)
Naviger til Regnskaber > Godkendelsesoversigt
Her kan man vælge imellem at se 4 forskellige oversigter.
- Ture og kvitteringer ikke sendt til godkendelse
- Afventer godkendelse
- Godkendte regnskaber
- Færdiggjorte regnskaber
Sæt det godkendelsesflow du har behov for at se og tryk Anvend for at danne en liste under den blå overskriftsbjælke. Alle godkendere kan kun se de afdelinger/medarbejdere som de er tildelt godkendere for så hvis en medarbejdere mangler i overblikket, kan det skyldes at personen mangler at få tildelt en godkender eller har fået tildelt en forkert godkender.
Se denne guide på hvordan systemadministratoren kan tilpasse godkendere på medarbejdere.
Opsæt tilpasset godkendelsesflow
Hvis du gerne vil have flere trin ind i din godkendelsesprocess så der er mere end 1 godkender og evt mere end en godkendelsesrunde, så kan du strukturere det præcis som du gerne vil med et godkendelsesflow.
Sådan gør du:
1. gå til systemopsætning > Medarbejdere og sikr dig at alle de rette medarbejdere har godkendelsesrettigheder.
2. Naviger til systemopsætning > Godkendelse > Godkendelsesgrupper og opret de grupper du har behov for hvis der er nogen der gerne må være fælles om godkendelsesopgaven for nogen medarbejdere. Du kan selv betsemme om de alle i gruppen skal godkende når en bruger indsender eller det blot skal være en af godkenderne.
3. Naviger til Systemopsætning > Godkendelse > Godkendelsesflow og opsæt de trin du gerne vil have. Fx kan du have at når godkender 1 har godkendt så skal det videre til godkender 2. og når Godkender to har godkendt så skal det videre til godkender 3 osv.
I eksemplet herunder er der kombineret specifikke godkendere med godkendergrupper.