Tilgængelig i abonnement: Flådestyring med modulet Opgaver og Vedligehold
Brugerrolle: Flådeadministrator
Mileage Book kan automatisk holde styr på, hvornår jeres køretøjer skal til service. Det kræver, at fire dele af systemet spiller sammen. Denne artikel giver et overblik over sammenhængen. De efterfølgende artikler beskriver, hvordan de enkelte dele bruges.
De fire byggeklodser
| Hvor | Hvad bruges det til? | Hvem bruger det? |
|---|---|---|
| Køretøjer → Stamdata (boksen Syn og serviceeftersyn) |
Her står køretøjets serviceinterval, dvs. hvor mange måneder og/eller kilometer der må gå mellem to serviceeftersyn. | Flådeadministrator |
| Flådekøretøjer → Syn og serviceeftersyn | Køretøjets historik: hvornår det sidst var til syn og service, og ved hvilken kilometerstand. Det er udgangspunktet for beregningen af næste service. | Flådeadministrator |
| Flådekøretøjer → Vedligehold | Her oprettes vedligeholdsopgaver, som fungerer som skabeloner, fx "Serviceeftersyn". Du vælger, hvilke køretøjer opgaven gælder for, og hvem der udfører den. | Flådeadministrator |
| Flådekøretøjer → Opgaver (siden hedder Udfør opgaver) |
Listen over de konkrete opgaver, som systemet har dannet. Det er her, en opgave markeres som udført. | Flådeadministrator, værksted og medarbejdere, der udfører opgaver |
Sådan fungerer det i praksis
- Serviceintervallet er udfyldt på køretøjets stamdata, fx 12 måneder og 15.000 km.
- Seneste serviceeftersyn er registreret under Syn og serviceeftersyn med dato og kilometerstand. For et nyt køretøj registreres indregistreringsdatoen og kilometerstanden ved levering som udgangspunkt.
- Køretøjet er tildelt en vedligeholdsopgave af typen Service under Vedligehold.
- Mileage Book danner automatisk en opgave, når køretøjet nærmer sig næste service, enten fordi datoen nærmer sig, eller fordi kilometergrænsen nærmer sig. Det, der indtræffer først, gælder.
- Værkstedet eller medarbejderen udfører opgaven under Opgaver, angiver dato og kilometerstand og gemmer med status Udført.
- Systemet registrerer servicen og planlægger den næste ud fra køretøjets serviceinterval. Forløbet starter derefter forfra.
Husk: Når en serviceopgave er oprettet, er det opgaven, der skal markeres som udført. Den samme service skal ikke også registreres under Syn og serviceeftersyn.
Hvornår dannes en opgave?
Det styres af to indstillinger under Systemopsætning → Flådestyring → Indstillinger:
- Håndteringsparametre angiver, hvor tidligt en serviceopgave skal dannes:
- Antal dage inden man skal håndtere service af et køretøj (fx 90 dage)
- Antal kilometer inden man skal håndtere service af et køretøj (fx 1.000 km)
- Visning af fremtidige opgaver angiver, hvor langt frem i tiden opgaver skal være synlige i Mileage Book (fx 365 dage).
Eksempel: Et køretøj skal til service hvert år eller for hver 15.000 km. Er håndteringsparametrene sat til 90 dage og 1.000 km, dannes opgaven, når der er 90 dage til næste servicedato, eller når køretøjet har kørt 14.000 km siden sidste service. Det, der indtræffer først, gælder.
Godt at vide: Har et køretøj et langt serviceinterval (fx 24 måneder), og er visningen sat til 365 dage, vises opgaven først, når den ligger mindre end 365 dage ude i fremtiden. Ændringer i indstillingerne slår typisk igennem dagen efter.
To forskellige datoer
- På siden Syn og serviceeftersyn viser kolonnen Næste serviceeftersyn datoen beregnet ud fra seneste service plus intervallet i måneder.
- På siden Opgaver viser Planlagt til dato den dato, hvor servicen faktisk skal udføres. Her tager systemet også højde for kørte kilometer, så datoen kan ligge tidligere.
Det er derfor normalt, at de to datoer kan være forskellige. Planlægning bør ske ud fra datoen på siden Opgaver.
Når et køretøj sælges eller udgår
Når et køretøj får status Solgt eller Inaktiv, dannes der ikke flere opgaver på det. Køretøjet fjernes dog ikke automatisk fra vedligeholdsopgaven og skal derfor fjernes manuelt. Se Opret og rediger vedligeholdsopgaver.