Tilgængelig i abonnement: Flådestyring med modulet Opgaver og Vedligehold
Brugerrolle: Flådeadministrator
For at Mileage Book kan planlægge syn og service, skal systemet kende to oplysninger om hvert køretøj:
- Hvor ofte køretøjet skal til service (serviceintervallet).
- Hvornår køretøjet sidst var til service, og ved hvilken kilometerstand (historikken).
Angiv serviceinterval og syn på stamdata
- Gå til Flådekøretøjer → Køretøjer, og åbn køretøjet.
- På fanen Stamdata finder du boksen Syn og serviceeftersyn i højre side.
- Udfyld:
- Interval i måneder, fx 12.
- Interval i kilometer, fx 15.000.
- År mellem syn: hvor ofte køretøjet skal til periodisk syn.
- Klik på Gem øverst på siden.
Felterne Første indregistrering, Seneste indregistrering og Estimeret næste syn hentes fra Motorregistret. Motorregistret oplyser ikke den faktiske synsdato, så Estimeret næste syn er et skøn baseret på første indregistrering og køretøjstype.
Registrér historik på siden Syn og serviceeftersyn
- Gå til Flådekøretøjer → Syn og serviceeftersyn.
- Find køretøjet. Brug eventuelt filtrene Afdeling og Flådegruppe.
- Klik på Tilføj i kolonnen Tilføj serviceeftersyn (eller Tilføj syn).
- Angiv dato og kilometerstand, og gem.
Klik på pilen til venstre for køretøjet for at se historikken: Dato for syn, Dato for serviceeftersyn (med kilometerstand) og Dato for registreringssyn. Med blyanten og skraldespanden kan du rette eller slette en registrering.
Hvornår bruges Tilføj serviceeftersyn?
- Ved opstart: for at registrere hvert køretøjs seneste service, før I tager vedligeholdsopgaver i brug.
- Ved et nyt køretøj: registrér indregistreringsdatoen og kilometerstanden ved levering som udgangspunkt. Uden et udgangspunkt kan systemet ikke beregne første service.
- Hvis køretøjet ikke er tilknyttet en serviceopgave, og I derfor ikke bruger Opgaver til det.
Bruger I serviceopgaver? Så registreres løbende service via opgaven under Flådekøretøjer → Opgaver og ikke her. Når opgaven gemmes som Udført, kommer servicen automatisk med i historikken. Se Udfør opgaver.
Sådan læses oversigten
- Næste serviceeftersyn: beregnet ud fra seneste servicedato og køretøjets interval i måneder. En serviceopgave kan blive planlagt tidligere, hvis køretøjet når kilometerintervallet først.
- Km til næste serviceeftersyn: hvor mange kilometer der er tilbage. Et negativt tal betyder, at intervallet er overskredet, eller at der mangler en registreret service.
- Næste syn: næste periodiske syn.
- Viser Næste serviceeftersyn en streg (–), er der ingen service registreret på køretøjet. Tilføj et udgangspunkt.
Hvilken dato skal der planlægges efter? Brug Planlagt til dato på siden Opgaver. Den tager højde for både måneder og kørte kilometer.
Notifikationer
- Under Systemopsætning → Flådestyring → Håndteringscenter vælger du, om du vil have besked, når et køretøj skal til service eller til periodisk syn.
- Under Systemopsætning → Flådestyring → Notifikationer kan du tilføje en e-mailnotifikation, når et køretøj nærmer sig serviceeftersyn.
- Under Opret egne notifikationer kan du opsætte e-mails til fx værkstedet eller flere modtagere.
Notifikationerne bygger på de registrerede datoer og kilometerstande. Det er derfor vigtigt, at historikken holdes opdateret.