Flådestyring - Bruger Rettigheder – Mileage Book

Tilgængelige roller

ADMINISTRATOR: Adgang til systemopsætning, medarbejder oprettelser, licenser og håndtering af sporingsenheder.
FLÅDEADMINISTRATOR: Som flådeadmin har du mulighed for at oprette køretøjer, se bilerne på livekortet og redigere i opsætningen af jeres flådestyringskonto samt alle indstillinger til håndteringscenteret, co2 point, flåde regler ift tidsplaner, hastigheder, ruter og zoner. Man kan have flere flådeadministratorer på en konto.
FLÅDEAGENT: Som flådeagent er man bruger af flådens biler. Flådeagenten kan se dashboard, live kort, lave skadesrapport, køretøjsbestilling, bookinger, adresser, kørsel overblik, regelbrud, puljebiler, opgaver og grønt dashboard. Flådeagenten kan ikke redigere i nogle indstillinger eller detaljer.
CONTROLLER: Endelig kvittering- og kørselsgodkender. Rollen godkender det som Godkender rollen allerede har godkendt. For størrer organisationer kan det være godt at have teamledere til at godkende de enkelte teams og dernæst have afdelingsledere til at være controller. Controller kan også være en økonomi assistent/ansvarlig som håndterer løn og regnskaber i virksomheden.
GODKENDER: Godkender af kørsel og/eller kvitteringer. Typisk teamleder, mellemleder eller den som er direkte ansvarlig som en mindre gruppe ansatte.
BRUGER-DEFINEREDE ROLLER: I Mileage Book er det også muligt at tilknytte medarbejdere specifikke roller, der giver dem adgang til at se eller redigere i begrænsede dele af systemet. For en introduktion til "Roller" kan du følge denne guide. En brugerdefineret rolle vil ikke overskrive en standard rolle.

Sammenligning af adgang og rettigheder

Funktion / Rolle	Admin (Konto ansvarlig)	Flådeadmin (Bil ansvarlig)	Flådeagent (Bruger)	Godkender (Team leader)	Controller (Bogholder)
Adgang til systemopsætning	✅	❌	❌	❌	❌
Oprette/redigere medarbejdere	✅	❌	❌	❌	❌
Administrere licenser	✅	❌	❌	❌	❌
Håndtering af sporingsenheder	✅	❌	❌	❌	❌
Oprette/redigere køretøjer	❌	✅	❌	❌	❌
Se livekort	❌	✅	✅	❌	❌
Redigere flådeopsætning og regler	✅	✅	❌	❌	❌
CO₂-point og grøn rapportering	✅	✅	❌	❌	❌
Se dashboard og overblik	✅	✅	✅	❌	❌
Køretøjsbooking og puljebiler	✅	✅	✅	❌	❌
Skadesrapportering	✅	✅	✅	❌	❌
Se og godkende kørsel	❌	❌	❌	✅	✅
Se og godkende kvitteringer	❌	❌	❌	✅	✅
Endelig godkendelse (2. led)	❌	❌	❌	❌	✅
Redigere systemindstillinger	✅	❌	❌	❌	❌

*Listen af funktioner er ikke endelig.

Afdelingsbaseret adgang

I Mileage Book kan brugeradgang afgrænses pr. afdeling, uanset hvilken rolle brugeren har.

Det betyder, at en bruger kan have en rolle som fx Flådeadministrator, Godkender eller Controller, men kun have rettigheder, der gælder for én eller flere udvalgte afdelinger – ikke hele organisationen.

Vigtige punkter

Adgang og synlighed er begrænset til de valgte afdelinger
Godkendelser gælder kun kørsel og kvitteringer fra disse afdelinger
Rapporter, dashboards og overblik viser kun data fra de valgte afdelinger
Rollen ændres ikke – kun omfanget af adgangen begrænses

Rediger rettigheder for allerede oprettede medarbejdere

Hvis du skal tilføje eller fjerne rettigheder for en allerede oprettet medarbejder, starter du med at finde medarbejderen fra medarbejder-siden "Systemopsætning" -> "Medarbejdere". Du kan søge på medarbejderens navn, e-mail eller medarbejdernummer i toppen af siden. Herefter trykker du på blyanten til højre for medarbejderen for at redigere medarbejderens rettigheder. I bunden af siden kan du se og redigere i medarbejderens rettigheder. Husk at trykke gem, når du er færdig med at redigere medarbejderen. Klik her for at læse mere om medarbejder administration.

Flådeagenter

En flådeagent er en medarbejder, der har adgang til at se og håndtere information i en flåde.

For at oprette en flådeagent skal følgende trin gennemføres:

Administrator giver medarbejderen rettigheden Flådeagent i medarbejderens konto.
Flådeadministrator går til Systemopsætning > Flådestyring > Flådeagenter og opretter medarbejderen som flådeagent. Her vælges også, hvilke køretøjer og/eller flådegrupper medarbejderen skal have adgang til.

Det er desuden muligt for administrator at begrænse flådeagentens adgang til specifikke afdelinger via medarbejderens detaljer.

Artikler i denne sektion