Tilgængelig i abonnement: Flådestyring
Brugerrolle: Flådeadministrator
Hvorfor gemme dokumenter i Mileage Book?
Med flådedokumenter samler I dokumenterne direkte på køretøjet eller udstyret, fx registreringsattest, faktura og synskvittering. Så kan alle bilansvarlige i organisationen finde dem, og dokumenterne ender ikke i en enkelt medarbejders indbakke. Hvert dokument får en kategori, som I selv definerer.
Opret dokumentkategorier
1. Vælg Systemopsætning i menuen i venstre side.
2. Klik på Flådestyring.
3. Find Dokumentkategorier, og klik på Gå til siden.
4. Klik på Opret, og navngiv kategorien, fx Registreringsattest.
5. Klik på Gem.
Automatisk kategori
Under Tildeles automatisk dokumenter kan du tilføje ord, fx "faktura". Dokumenter med ordet i filnavnet får automatisk kategorien.
Kopiering af udstyr
Vælg Ja ved Når et udstyr kopieres, så må dokumentet kopieres med?, hvis dokumenter i kategorien skal følge med, når du kopierer et udstyr.
Upload et dokument
1. Åbn køretøjet under Flådekøretøjer > Køretøjer, eller udstyret under Udstyr > Udstyr.
2. Vælg fanen Dokumenter, og klik på Tilføj.
3. Navngiv dokumentet, vælg filen, og vælg en dokumentkategori.
4. Klik på Gem.
Dokumentet vises nu på fanen Dokumenter med kategori, hvem der har oprettet det, og hvornår. Klik på Hent for at åbne det.
Bestem, hvem der kan se dokumenterne
Under Roller bestemmer du, hvad en rolle må med dokumenter. På fanen Køretøj vælger du, om rollen kan se, tilføje og slette dokumenter, og hvilke kategorier rollen kan se. På den måde kan fx fakturaer være skjult for nogle roller.
På fanen Udstyr vælger du, om rollen kan se, tilføje og slette dokumenter på udstyr.