Om Firmakort
- Firmakort er en funktion der kan tilkøbes ved Mileage Book af administrator.
- Før medarbejder kan matche en firmakort-transaktion sammen med en udgift, er det vigtigt at kontoens indstillinger for udgiftshåndtering er sat op. Administrator kan følge denne vejledning for at sætte generelle indstillinger for udgiftshåndtering korrekt op.
- Firmakort transaktioner bliver dagligt synkroniseret ind i Mileage Book uanset kort type.
Sådan fungerer det
Opsummeret for en firmakort bruger - 3 trin ialt. Register en udgift, match transaktion, send til godkendelse.
Når medarbejder har en udgift i forbindelse med arbejde, uanset om det er et privat udlæg eller fra et firmakort, så skal det oprettes som en udgift i Mileage Book og herefter matches til den transaktion der kommer ind fra det pågældende firmakort.
OBS, på Airplus opretter vi udgiften automatisk og det eneste brugeren skal gøre er at tage et billede af kvitteringen.
Man kan enten oprette udgiften med det samme man har den og matche senere. Eller man kan vælge at vente på transaktionen den kommer ind og så her udfylde alle de restende detaljer omkring udgiften via sin transaktion. Det kræver selvfølglig at man stadigt har sin kvittering til rådighed eller som billede på sin telefon.
Alle udgifter som bliver oprettet, havner i brugerens Mileage Book bog, som henholdvist et udlæg eller som firmakort transaktion. Bogen fyldes således med udgifter af de to slags, sammen med den kørsel man har (hvis såfremt man benytter dette også), og når man har registreret for en periode (typisk en måned), så indsender man perioden til godkendelse i et samlet regnskab.
Trinvis opsætning af firmakort (Mastercard, Airplus mv.)
- Administrator skal have tilkøbt denne udvidelse til kontoen.
- Mastercard: Administrator's IT afdeling skal bygge forbindelsen til Mileage Book. Support kan være behjælpelig med dokumentation.
- Airplus: Administrator skal udfylde denne formular og indende den.
- Mileage Book support skal aktivere det på kontoen.
- Administrator skal navigere til systemopsætning > Medarbejdere > Finde den medarbejder det omhandler og redigere personen.
- Udlæg: Der skal nu udfyldes oplysninger om bank konti på medarbejderens detaljer.
-
Firmakort: Længere nede i medarbejder kolonnen, skal der sættes flueben på rettigheden
"bruger firmakort". Der skal ikke udfyldes kort oplysninger ved firmakort da det vil komme igennem den synkronisering der er bygget. Her er det medarbejdernummeret der bestemmer hvem der har hvilket kort.
- Medarbejderen kan nu vælge i app og på web hvordan kvitteringer skal matches som enten firmakort eller udlæg.
Clearing af transaktioner
En transaktion bliver markeret som cleared, når banken har færdigbehandlet den og bekræftet, at pengene er trukket eller indsat korrekt. Det betyder, at transaktionen ikke længere er afventende, men er bogført og endeligt gennemført i banken. Når en transaktion er cleared, vil beløbet være en del af den aktuelle saldo og kan ikke længere ændre sig.
Mileage Book modtager dagligt en clearingsfil fra banken med de transaktioner, der er blevet cleared. Udenlandske transaktioner fra udenlandske banker kan tage længere tid at blive cleared end indenrigs transaktioner, da de ofte skal gennem flere banker og behandlingsled.
Hvis en transaktion tager usædvanligt lang tid om at blive cleared, skal en leder med adgang til bankkonti kontrollere i banken, om transaktionen er endeligt registreret. Hvis den endnu ikke er registreret og samtidig blokerer for indsendelse af regnskaber i Mileage Book, kan transaktionen slettes i Mileage Book. Den vil automatisk blive oprettet igen, når banken senere markerer den som cleared.
Hvis transaktionen er korrekt bogført i banken, men ikke fremgår korrekt i Mileage Book, skal du kontakte support.