Tilgængelig i abonnement: Flådestyring (tilkøb)
Brugerrolle: Flådeadministrator
To måder at bruge Outlook til booking af puljebiler
Mileage Book understøtter to Outlook-løsninger til booking af puljebiler. De har forskellige formål, fungerer uafhængigt af hinanden og dækker hver sin arbejdsgang.
- Outlook-integration: I booker i Mileage Book, og bookingen sendes til Outlook.
- Outlook-kommunikationsopsætning: I booker i Outlook, ligesom et mødelokale, og bookingen overføres til Mileage Book.
Outlook-integration (booking i Mileage Book)
Outlook-integrationen bruges, når bookinger oprettes, opdateres eller slettes i Mileage Book. Ved hver booking sendes der automatisk en e-mail til den relevante Outlook-bruger med bookingens detaljer. E-mailen fungerer som bekræftelse og dokumentation.
Disse handlinger sender en e-mail
- Oprettelse af en booking
- Opdatering af en booking
- Sletning af en booking
E-mailen opretter ikke automatisk en kalenderaftale. Brugeren klikker på at acceptere invitationen, og så kommer bookingen ind i kalenderen.
Løsningen passer til organisationer, hvor Mileage Book er det primære bookingsystem, og hvor der er brug for dokumentation via e-mail, fx overblik over bookinger i indbakken og dokumentation for ændringer.
Outlook-kommunikationsopsætning (booking i Outlook)
Her oprettes bilerne som ressourcer i Outlook på samme måde som mødelokaler. Brugeren booker bilen direkte i Outlook-kalenderen, og bookingen overføres automatisk til Mileage Book.
1. Opret en ny kalenderaftale i Outlook.
2. Vælg bilen som ressource.
3. Gem aftalen.
Herefter modtager Mileage Book bookingen uden yderligere handling.
Løsningen passer til organisationer, hvor Outlook er det primære planlægningsværktøj. Brugerne kender arbejdsgangen, de behøver ikke adgang til Mileage Book for at booke, og alle bookinger registreres centralt i Mileage Book.
Sådan kommer I i gang
1. Kontakt Mileage Book, og fortæl, at I vil tilkøbe integrationen til Outlook.
2. Jeres Microsoft-administrator modtager dokumentation til at forbinde Mileage Book med Outlook.
3. Mileage Book lægger Outlook-integrationen på jeres konto.
4. Bruger I booking i Outlook, skal du indtaste bilens Outlook-e-mail på hvert køretøj i Mileage Book under Outlook Booking. Klik på Tjek for at se, om køretøjet er oprettet i Outlook. Dette trin gælder kun ved booking i Outlook, ikke ved booking i Mileage Book.