Om Firmakort - sådan gør du 1-2-3
Trin 1 - Opret udgift - se vedjledning her. Åbner nyt vindue.
Trin 2 - Match udgift med transaktion (enten app eller web).
Trin 3 - Send til godkendelse - se vejledning her. Åbner nyt vindue.
Sådan fungerer det
Når du har en udgift i forbindelse med arbejde fra et firmakort, så har systemet brug for en udgift og en transaktion, som sidst skal matches med hinanden.
Du kan enten oprette udgiften med det samme og matche senere. Eller du kan vælge at vente på at transaktionen den kommer ind på din konto, og så via transaktionen kan du oplyse udgiftsdetaljerne. Det kræver dog at du stadigt har din kvittering tilgængelig enten fysisk eller som billede på din telefon.
Alle udgifter som bliver oprettet, havner i din Mileage Book bog, som enten et udlæg eller som en firmakort transaktion. Bogen fyldes således med udgifter af de to slags, sammen med den kørsel du evt har. Og endeligt, når du så har registreret for en periode, typisk en måned af gangen, så indsender du perioden til godkendelse i et samlet regnskab.
Behandl dine transaktioner via Kørebog app
Når dine transaktioner kommer ind, vil de være at se under fanen Ubehandlet og ved at trykke på kvitteringsikonet så der kommer en mørk baggrund.
1. Tryk på Ubehandlet for at se en liste over alle dine firmakort transaktioner der mangler bilag. |
2. Find den transaktion som stemmer overens med den udgift som der er foretaget og klik på den for at redigere den. |
3. Du kan nu enten trykke på Kamera eller Papirklip ikonet for at tilføje udgiften til den valgte transaktion. Du skal vælge kamera for at tage billede af kvitteringen med det samme eller benytte til billede fra dit foto bibliotek. Hvis du derimod allerede på forhånd har oprettet udgiften i Mileage Book inden transaktionen kom ind i fanen ubehandlet, så skal du i stedet vælge papirklip ikonet, for at vælge en eksisterende udgift som allerede er registeret i din Mileage Book Bog. Så matcher du derfor din udgift med din transaktion og derved færdigbehandler den. |
|
Kamera: |
Papirklip: |
4. Afslut med Gem |
5. Udgift og transaktion er nu koblet sammen.
|
Match udgift med firmakort via web
Naviger til Firmakort > Transaktioner i sidemenuen.
Hvis udgiften allerede er oprettet: |
Hvis udgiften ikke er oprettet: |
|
|
Dan et regnskab for en periode og send til godkendelse.
Se denne guide for hvordan du sender regnskab til godkendelse
Værd at vide - Problemer med afsendelse
Hvis du bliver mødt af beskeden:
Der findes firmakort som ikke er matchet med en mastercard transaktion.
Så kan det tyde på, at der er oprettet en udgift, som ikke et matchet med en transaktion på firmakortet. Du skal derfor finde denne "ekstra" betaling, og slette den i systemet. Herefter kan du sende til udlæg til godkendelse som normalt.