Tilgængelig i abonnement: Flådestyring
Brugerrolle: Administrator og flådeadministrator
Før du deaktiverer en afdeling
Når en afdeling skal nedlægges, skal den først tømmes. Husk reglen:
- Der må ikke være køretøjer eller medarbejdere registreret i afdelingen.
- Afdelingen må ikke kunne bruge køretøjer, der er registreret i andre afdelinger.
Denne guide viser, hvordan du finder og retter køretøjerne, og hvordan du til sidst deaktiverer eller sletter afdelingen.
Find køretøjer, som afdelingen må bruge
1. Gå til Flådekøretøjer > Køretøjer.
2. Sørg for, at filtrene viser alle køretøjer, fx alle afdelinger under Køretøjet tilhører afdeling, og klik på Anvend.
3. Klik på Rapport over listen, og vælg Standard - Rapport. Excel-rapporten har en kolonne, der viser, hvilke afdelinger der må bruge hvert køretøj.
4. Søg i Excel efter den afdeling, du vil deaktivere, fx "Vikarer" eller "Område A", og notér nummerpladerne på de køretøjer, afdelingen er knyttet til.
Standard - Rapport findes hos alle. De øvrige rapporter i skærmbilledet er eksempler på rapporter, man selv kan oprette. Se Flådestyring - Rapporter.
Ret køretøjerne
1. Åbn køretøjet under Flådekøretøjer > Køretøjer.
2. Tjek feltet Køretøjet tilhører afdeling under Stamdata, og vælg en anden afdeling, hvis køretøjet tilhører den afdeling, der skal deaktiveres.
3. Find Tilgængelighed under Puljebil, og fjern afdelingen under Afdelinger, som må bruge bilen.
4. Klik på Gem.
Medarbejdere i afdelingen flyttes til en anden afdeling under Systemopsætning > Medarbejdere. Se Oprettelse af medarbejdere.
Rediger, deaktiver eller slet afdelingen
Gå til Systemopsætning > Afdelinger.
Rediger
Klik på blyanten ud for afdelingen for at rette navn, afdelingsnummer, virksomhed, CVR, adresse eller godtgørelsesgruppe direkte i listen, og klik på fluebenet for at gemme. Ikonet med uret viser afdelingens aktivitetslog.
Deaktiver
Knappen under Status viser, om afdelingen kan deaktiveres:
- Grøn tekst på lysegrøn baggrund: Afdelingen er aktiv og ikke i brug. Klik på knappen for at deaktivere den.
- Grøn tekst på hvid baggrund: Afdelingen er aktiv og i brug et sted i Mileage Book og kan ikke deaktiveres endnu.
Slet
Intet slettes i Mileage Book, medmindre du bruger skraldespanden. Er skraldespanden sort, kan afdelingen slettes. Er den grå, kan den ikke slettes.